לאחרונה אני מלווה מספר ארגונים גדולים בשינוי מבנה ארגוני, שהשינוי הגדול נובע בעקבות צרכים כמו: גדילה של ארגון, צמצום עובדים חישוב אסטרטגיה מחדש,  שינוי צרכי קהילה התפתחות שהארגונים עוברים וסיבות רבות אחרות.

 קבלו 5 תובנות שהתחדדו במהלך  ליווי תהליכי שינוי מבנה ארגוני שביצעתי

1) מבנה ארגוני משרת מטרה ואינו עומד בפני עצמו –  פעמים רבות אני נתקלת במבנים ארגוניים שמטרתם אינה ברורה להם. נוספו תפקידים במהלך השנים שלא ברור מה מטרתם והממשק שלהם. תחומים רבים בתוך המבנה ארגוני עובדים כממלכות אוטונומיות שמגדילות את סמכותן במנה הארגוני. והקשר שלהן עם המחלקות האחרות מתרופף מה שגורם בסופו של דבר לכך שהמבנה הארגוני משרת את העובדים המנהלים והטייטלים ולא את מטרת הארגון. היתרון שלי בליווי שינוי מבנה הארגוני הוא הסתכלות ברמת המאקרו החיצוני ושיקוף תמונת מראה אובייקטיבית לארגון תוך כדי ליווי תהליך שינוי מבנה ארגוני העוזר לחדד ולמקד את מטרת הארגון.

CAPI (2 – הוא תרגום של קואליציה, סמכות כח והשפעה. שהיא המפתח לכל תהליך בשינוי מבנה ארגוני. את המונח טבע פרופ' יצחק אדיג'ס, ובכל פעם מחדש אני מבינה כי כשאין את הגורמים הנ"ל בשינוי מבנה ארגוני או בתהליך קבלת החלטות או תהליך שינוי בכלל , התהליך לא יצלח. מדובר בבסיסה של הפוליטיקה הארגונית שמכריחה בעצם לשתף בכל הגורמים שהם אנשי הכספים, אנשי הניהול, והגורמים בשטח – העובדים הלוביסטים שיכולים לשווק את השינוי מבנה הארגוני בפועל.

3) שינוי מבנה ארגוני צריך להיות גמיש דיו כדי להשתנות בעת הצורך ( העולם כופה עלינו שינויים יום ביומו) ארגונים מתכנסים לבצע מהלך של שינוי מבנה ארגוני פעם בתקופה ( של כמה וכמה שנים). במהלך התקופה של " השינויים" מתאבנים הארגונים, " משמינים" מאבדים קשר למטרה וכל שינוי של מבנה ארגוני נדרש מצריך הרבה מאד כוחות ופוליטיקה. ארגונים חייבים להיות הרבה יותר גמישים בשינוי. התקופה מכריחה אותנו להיות הרבה יותר גמישים וארגונים שלא מבינים זאת נכנסים למשבר.

4) מבנה ארגוני יכול להיות יפה על הנייר אך אם אין צוות משלים במיומנויות ואין בין חברי הצוות כבוד ואמון הדדי – המבנה הארגוני הוא מעטפת ריקה חובת יישום שינוי מבנה הארגוני וכולם חלק בלתי נפרד מהתהליך. האם יצא לכם לעבוד פעם מול ממשק שאין איתו תקשורת בשל חוסר אמון, משחקי אגו , חוסר סדר, חוסר הגדרת תפקידים שרק מגדיל את חוסר האמון? אני מניחה שכן ולא פעם אחת, מה שמייצר שיתוק ארגוני, עבודה חוזרת, קונפליקטים, נושאים שנופלים בין הכיסאות, וכולי וכולי. כשבאים לבחון מה המקור לבעיה מגלים כי השורש הוא חוסר אמון בין אנשים ויתרה מכך חוסר של הגדרה ברורה של סמכות ואחריות בהגדרת התפקידים – מה שבהכרח גורם לקונפליקט ומצריך שינוי מבנה ארגוני.

5) חלוקת אחריות חייבת לבוא במקביל לסמכות – ממלאי תפקידים חייבים להבין איפה הם מתחילים על מה הם נמדדים ואיפה מסתיים תפקידם בשינוי מבנה הארגוני ומתחיל ממלא התפקיד האחר – כך לא דורכים אחד על הרגליים של האחר ומצד שני לא נופלים דברים בין הכיסאות ( ולכן תקנונים , נהלים והגדרות תפקיד הם הכרחיים!) ממש כמו בשרשרת מבנה ארגוני

כיצד תהליך שינוי מבנה ארגוני נעשה בפועל? 

• אבחון ראשוני עם קבוצת היגוי להבניית תהליך מותאם למבנה ארגוני.

• אפיון – הגדרת אתגרים, חוזקות  איומים והזדמנויות בקהילה

• פיתוח – סדנה עם נציגי הארגון ( זוכרים את ה ( ? CAPI הבנת האתגרים חוזקות הזדמנויות, העלאת רעיונות להתמודדות עם אתגרים, ובחירת פתרונות ישימים ובעלי ערך לצורך קידום הארגון ומטרותיו- באמצעות המבנה הארגוני

• הטמעה – של הרעיונות יחד עם צוות ההיגוי וממלאי תפקידים נוספים בארגון.

נשמע קל אבל מצריך הרבה קשב לרגשות, מבט על, רתימה של מנהלים ועובדים למהלך וגם יצירתיות.

מעניין אתכם לשמוע עוד צרו קשר, יפעת.